HINWEIS*

Als Organisationstalent zum erfolgreichen Office-Manager

Office-Manager sind das Bindeglied zwischen der Führungsetage und den Kollegen. Sie haben alle Termine im Blick, managen verantwortungsbewusst Projekte und verhelfen dem Unternehmen zu einer produktiven Struktur. Um diesen Beruf zu ergreifen, gibt es speziell für Quer- und Wiedereinsteiger sowie Angestellte aus den Bereichen Sekretariat, Assistenz oder Sachbearbeitung Fernkurse, die alle nötigen Kenntnisse vermitteln.

Dieser Ratgeber enthält alle notwendigen Informationen von Anbietern der Office-Manager-Fortbildungen bis hin zur Finanzierung.

 TOP Office-Manager Fernkurse


Officemanager IHK
TA Bildungszentrum

🎓 IHK-Zertifikat
⌛ 2 Wochen
🏷 1.695 €


Geprüfte/r Office-Manager/in
ILS

🎓 institutseigenes Zeugnis oder Zertifikat
⌛ 21 Monate
🏷 2.982 €


Geprüfte/r Office-Manager/in
Fernakademie für Erwachsenenbildung

🎓 institutseigenes Zeugnis oder Zertifikat
⌛ 21 Monate
🏷 3.108 €


Geprüfte/r Office-Manager/in
SGD

🎓 Institutseigenes Zeugnis oder Zertifikat
⌛ 21 Monate
🏷 3.283 €


Geprüfte/r Office-Manager/in
Hamburger Fernakademie

🎓 Institutseigenes Zeugnis oder Zertifikat
⌛ 21 Monate
🏷 3.108 €


Office-Management

Haufe Akademie

🎓 Teilnahmebescheinigung, Prüfung + Abschlusszeugnis optional
⌛ 4,5 Monate
🏷 1.892,10 € (nur Lehrgang), 3.762,78 € (Gesamtpaket)


Zertifizierter Office Manager digital

Sekretaria Online Akademie

🎓 institutseigener Abschluss
⌛ 6 Monate
🏷 2.250 €

Was genau macht ein Office-Manager?

Office-Manager übernehmen die Personal- und Terminplanung und fungieren als erste Ansprechpartner in allen Organisationsfragen. Dadurch tragen sie große Verantwortung, denn wenn etwas schiefläuft, fällt der Fehler auf ihn zurück. Ihr Hauptarbeitsplatz ist der Schreibtisch, wobei sich die Bürolandschaft in den letzten Jahrzehnten stark gewandelt hat. Der Weg führte weg von Schreibmaschinen, schriftlichen Ablagen und Diktiergeräten hin zur Digitalisierung mit Computern, Office- und Kommunikationsprogrammen und natürlich dem Internet. Von komplizierter werdenden Unternehmensstrukturen ganz zu schweigen.

Hier den Überblick zu behalten, ist die Hauptaufgabe der Mitarbeitenden im Office-Management. Dies erreichen sie durch die Anwendung ihrer fundierten PC-Kenntnisse, ihre Bereitschaft zur regelmäßigen Weiterbildung sowie durch eine eloquente Ausdrucksweise. Aufbauend auf dieser Basis sind die Planung von Meetings, Besuche von Messen und der Kontakt zu Geschäftspartnern und Kunden ein Kinderspiel.

Mit einer Weiterbildung oder einem Fernkurs zum Office-Manager können die Teilnehmer ihre bisherigen Erfahrungen im Sekretariatswesen aufwerten und sich zur neuen rechten Hand der Führungskräfte mausern, indem sie diese entlasten. Ihre Tätigkeit geht jedoch über die eines bloßen Assistenten hinaus, denn sie denken mit, treffen in Absprache mit den Chefs Entscheidungen und bereiten die Arbeit dafür vor.

In Großkonzernen sieht die Sache etwas anders aus. Hier gibt es in der Regel verschiedene Abteilungen, um die sich mehrere Office-Manager kümmern. Unter Umständen fallen ihm hier sogar Führungsaufgaben zu oder sie haben Weisungsbefugnis gegenüber den anderen Mitarbeitern. Viele verfügen außerdem über die Vollmacht, bei Ausgaben bestimmte Beträge freizugeben oder Unterschriften zu leisten. Darüber hinaus ist in diesem Arbeitsumfeld der Kontakt ins Ausland umso wichtiger. In diesem Kontext organisieren sie Reisen, was vor allem in der Marketingbranche oder bei Messeveranstaltungen gefragt ist.

In jedem Fall muss die Geschäftsführung darauf vertrauen können, dass ihr Office-Manager all diese Tätigkeiten zuverlässig erledigt.


Wo kann ich eine Weiterbildung zum Office-Manager absolvieren? – Dauer, Kosten und Abschluss des Lehrgangs

Momentan bieten fünf verschiedene Institute einen Fernkurs zum Office-Management an. Hinzu kommen weitere Bildungsstätten, an denen neben dem Selbststudium das notwendige Wissen mithilfe von Präsenzveranstaltungen vertieft wird.

Das TA Bildungszentrum bietet einen zweiwöchigen Zertifikatslehrgang zum Officemanager IHK an. Durch den kompakten Aufbau richtet sich das Angebot in erster Linie an Berufstätige, da diese in der Regel wenig Zeit neben ihrem Berufsalltag haben. In dessen Rahmen beschäftigen die Teilnehmenden sich mit acht Themenfeldern und legen abschließend eine Prüfung in Gestalt eines Multiple-Choice-Tests ab. Bestehen sie diese, erhalten sie das bundesweit anerkannte IHK-Zertifikat. Neben dem Standardlehrgang vor Ort und Voll- oder Teilzeit haben Interessierte die Möglichkeit, die Weiterbildung komplett online zu absolvieren, sodass sich die Weiterbildung flexibel an die persönlichen Umstände anpassen lässt. Die Studiengebühr beträgt 1495 Euro. Hinzu kommen 200 Euro für den Abschlusstest und das Zertifikat, sodass der Gesamtpreis bei 1695 Euro liegt.

Dieses Schnellverfahren ist jedoch ein Ausnahmefall. In der Regel dauert eine Weiterbildung zum Office-Manager mehrere Monate bis hin zu zwei Jahren und schließt mit einer Abschlussprüfung ab, in der alle erlernten Inhalte abgefragt werden.

Das ILS gibt für seinen Fernlehrgang Geprüfte/r Office-Manager/in eine Dauer von 21 Monaten an, während derer mit einem wöchentlichen Arbeitsaufwand von 9 Stunden zu rechnen ist. Am Ende erhalten die Teilnehmer ein institutseigenes Abschlusszeugnis, auf dem der Zusatz „Geprüfte/r“ angegeben ist, sofern eine separate Prüfungsarbeit angefertigt wurde. An der Fernakademie für Erwachsenenbildung, der SGD und der Hamburger Fernakademie sind ähnlich aufgebaute Kurse verfügbar. Die Gebühren sind erst nach Anforderung von Informationsmaterial einsehbar. Laut der Lehrgangssuche der Zentralstelle für Fernunterricht liegen die Kosten zwischen 2900 und 3300 Euro.

Im Katalog der Haufe Akademie ist der Fernlehrgang Office-Management vertreten. Dieser besteht aus neun Lerneinheiten, er kann zu festen Terminen oder flexibel begonnen werden. Pro Lerneinheit sind zwei Wochen Bearbeitungszeit bei einem wöchentlichen Aufwand von vier bis sechs Stunden einzuplanen. Wer dieser Empfehlung folgt, schließt den Kurs nach viereinhalb Monaten ab. Das ist komplett online möglich. Eine Prüfung kann optional abgelegt werden. Voraussetzung dafür ist der Besuch des Präsenzseminars, das zum Fernkurs Geprüfte/r Office-Manager gehört. Wer dies nicht möchte, erhält am Ende der Weiterbildung eine Teilnahmebescheinigung. Die Gebühr beträgt 1892,10 Euro für den einfachen Lehrgang und 3762,78 Euro für Fortbildung, Seminar und Prüfung zusammen.

An der Sekretaria Online Akademie können Interessierte eine Weiterbildung namens Zertifizierter Office Manager digital belegen. Während des Leistungszeitraums von 6 Monaten (der übrigens kostenlos verlängert werden kann) finden insgesamt 33 Onlinevorlesungen statt, von denen 5 freiwillig sind. Die Teilnehmenden lernen in Eigenregie, dadurch passt sich der Kurs der jeweiligen individuellen Situation an. Er kostet 2250 Euro, die Gebühr kann auf einmal oder in 10 Monatsraten à 225 Euro bezahlt werden.

Die Kosten für die Weiterbildung zum Office-Manager sind kein Pappenstiel. Doch nicht immer müssen die Teilnehmenden die finanzielle Last selbst tragen oder an ihre Ersparnisse gehen. Verschiedene Förderprogramme des Bundes und der Länder sollen allen helfen, die sich beruflich fortbilden möchten.

Den Bildungsgutschein können Personen beantragen, die arbeitslos sind oder es möglicherweise bald sein werden. Mit dem übernimmt die Bundesagentur für Arbeit die Gesamtkosten einer Fortbildung. Vorausgesetzt, diese trägt die AZAV-Zertifizierung.

Das Weiterbildungsstipendium richtet sich an junge Menschen, die sich im Anschluss an ihre Berufsausbildung weiter qualifizieren möchten. Sie erhalten bis zu 8100 Euro für die Teilnahme an fachlichen Lehrgängen oder fachübergreifenden Weiterbildungen.

Ferner haben die Bundesländer ihre eigenen Förderprogramme. Diese konzentrieren sich vor allem auf Angestellte mit niedrigem Verdienst und heißen beispielsweise Qualifizierungsscheck, Bildungsscheck oder Bildungsbonus. Eine Übersicht aller Zuschüsse ist hier einsehbar.

Hinzu kommt finanzielle Unterstützung, die sich an bestimmte Personengruppen richten. So trägt die Deutsche Rentenversicherung unter bestimmten Umständen die Kosten für Umschulungen von Menschen, die arbeitsunfähig geworden sind und umsatteln müssen. Und der Berufsförderungsdienst hilft Angehörigen der Bundeswehr, die nach dem Ende ihrer Dienstzeit ins zivile Arbeitsleben einsteigen wollen.

Viele Wege führen nach Rom – Wie werde ich mit einer Weiterbildung Office-Manager?

Die Anforderungen an Mitarbeiter im Office-Management sind mit den Jahren stetig gewachsen, denn die Büromanagementaufgaben haben sich rasant gewandelt. Lediglich zu telefonieren oder Akten zu sortieren, reicht längst nicht mehr aus. Daher verlangen viele Unternehmen von ihren Bewerbern einen Hochschulabschluss oder eine fundierte Ausbildung. Mit dieser und einschlägiger Berufserfahrung können sie durchaus als Office-Manager erfolgreich werden, indem sie eine Weiterbildung oder einen Fernkurs absolvieren. Am Ende bescheinigt das Institut dem Teilnehmer seinen Abschluss zum Office-Manager. Oftmals ist eine IHK-Abschlussprüfung in den Kurs integriert. Anschließend klettern die Teilnehmer ihre Karriereleiter ein Stückchen weiter hinauf. Doch was sind die Voraussetzungen, die ein Bewerber erfüllen muss, um einen solchen Fernkurs oder eine Weiterbildung überhaupt zu belegen?

Welche formellen Voraussetzungen muss ich erfüllen?

Es gibt keine allgemeine Aussage darüber, welche Voraussetzungen die Bewerber erfüllen müssen. Diese legt jedes Institut in Eigenregie fest. Wer eine Sekretariats- oder kaufmännische Ausbildung hinter sich hat, ist für die Weiterbildung zum Office-Manager gut gerüstet. Möglicherweise interessieren sich ebenfalls Fremdsprachensekretärinnen oder -korrespondenten für diese Fortbildungsrichtung. In der Regel müssen die Bewerber einige Jahre Berufserfahrung in diesem oder einem ähnlichen Bereich vorweisen. Darüber hinaus sind fundierte Englischkenntnisse sinnvoll; vor allem Business Englisch ist bei Unternehmen sehr gefragt, weshalb sich vorab ein Kurs in diesem Bereich anbietet. Eine Nachweispflicht besteht jedoch nicht.

Manche Bildungsstätten verlangen keinerlei Vorkenntnisse und eignen sich daher gut für Quereinsteiger. 

Welche persönlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten sollte ich mitbringen?

Bestimmte Eigenschaften erleichtern werdenden Büromanagern die Ausübung ihres Jobs erheblich. Dazu gehört in erster Linie ein umfassendes Planungstalent. Im Detail bedeutet dies, dass der Office-Manager den Prozessen im Büro stets einen Schritt voraus sein muss, damit nichts aus dem Ruder läuft. Dabei punktet er mit Kreativität und einer selbstständigen Arbeitsweise. Zu diesem Zwecke nutzt er eine vorausschauende Denkweise und bewahrt einen kühlen Kopf, wenn es einmal stressig zugeht.

Ein versierter Umgang mit dem PC gehört für einen Office-Manager zum täglichen Geschäft, denn darüber laufen die unternehmensinterne Kommunikation, die Verwaltung und die Pflege der Datenbanken. Durch die sich ständig wandelnde Technik sollte er hierbei jederzeit auf dem neusten Stand sein, sich über neue Programme informieren und deren sinnvolle Integration in den Arbeitsalltag anstreben.

Erfolgreiche Office-Manager zeichnen sich darüber hinaus durch ein großes Kommunikationstalent, ein sicheres und gepflegtes Auftreten sowie Teamfähigkeit aus.

Welche Inhalte vermittelt die Weiterbildung?

Im Rahmen einer Weiterbildung vertiefen die Teilnehmer ihre bisherigen Kenntnisse aus den Bereichen der Buchhaltung, Büroorganisation und Betriebswirtschaft. Ebenso werden die Fähigkeiten um Umgang mit Computern geschult, beispielsweise die Anwendung von Microsoft-Office-Programmen. Ebenso stehen die wichtigen Themen Datenschutz und -sicherheit auf dem Lehrplan. Die Kombination von IT-Grundlagenwissen und kaufmännisch-organisatorischen Kenntnissen ist vorteilhaft: Die Teilnehmer erlernen, wie sie seriöse Geschäftsbriefe erstellen, den Zahlungsverkehr managen und mit Rechtsfragen umgehen. Schwerpunkte liegen dabei auf dem individuelle Zeitmanagement und der Selbstorganisation, damit die Absolventen in der Lage sind, unabhängig zu arbeiten.

Auf dem Stundenplan könnten daher je nach Institut unter anderem diese Themen stehen:

  • Netzwerke,
  • Datenschutz,
  • Projekt-, Zeit- und Selbstmanagement,
  • Dokumentvorlagen und Serienbriefe mit Word,
  • kaufmännischer Schriftverkehr sowie Wort und Sprache,
  • Tabellenkalkulation mit Excel,
  • Präsentationen mit PowerPoint,
  • BWL,
  • Buchführung und Zahlungsverkehr,
  • Personalwesen,
  • Recht oder
  • Aufbau einer Datenbank.

Zukunftsplanung und Karriereaussichten: Was verdient ein Office-Manager und wo arbeitet er?

Typischerweise wurden in der Vergangenheit Bürotätigkeiten überwiegend von Frauen ausgeführt. Durch die vielfältigen und anspruchsvollen Aufgaben des Office-Managers und die Anerkennung, die diesem Beruf zuteilwird, entscheiden sich jedoch zunehmend ebenfalls Männer für diesen Job. Ein weiterer Grund dafür ist die vergleichsweise attraktive Bezahlung.

Wie bei allen Berufen steigt auch in diesem Fall das Gehalt mit zunehmender Erfahrung. Des Weiteren ist es von vielen Einzelfaktoren abhängig, zum Beispiel der Größe und Branche des Unternehmens, der Region sowie dem Verhandlungsgeschick des Bewerbers. Als groben Richtwert können Interessierte laut steuerklassen.com ein Durchschnittsgehalt für Office-Manager in Höhe von circa 35.500 Euro brutto im Jahr annehmen. Spitzenverdiener dieser Berufsgruppe verdienen im Jahr gut 60.000 Euro brutto oder mehr. Je nach Quelle variieren diese Angaben deutlich, was zeigt, dass die individuellen Faktoren nicht unerheblich sind.

In Bezug auf die einzelnen Bundesländer bildet Berlin das Schlusslicht. Hier verdienen Office-Manager lediglich 1487 Euro monatlich. Den Gegenpol bildet Bremen mit 3915 Euro, dicht gefolgt von Niedersachsen (3312 Euro). Im Mittelfeld rangieren das Saarland (2950 Euro), Bayern (2779 Euro) und Hamburg (2338 Euro).

Bei den Gehaltsverhandlungen sollten Boni nicht außer Acht gelassen werden. Zahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder ein 13. Monatsgehalt werten das Durchschnittsgehalt mitunter deutlich auf.


Fazit

Dass Büroarbeit als langweilig abgetan werden, trifft in modernen Unternehmen schon längst nicht mehr zu. Stattdessen glänzt der Beruf des Office-Managers mit abwechslungsreichen, verantwortungsvollen und spannenden Tätigkeiten, in denen sich Organisationstalente entfalten können und obendrein eine hohe Stellung genießen. Sie sind mehr als Servicepersonal, das Kaffee kocht oder Akten abheftet. Stattdessen übernehmen sie Führungsaufgaben und stellen das Bindeglied zwischen der Chefetage und den Mitarbeitenden dar. Sie haben den Überblick über alle aktuellen Prozesse und sind daher der erste Ansprechpartner bei Problemen und Organisationsfragen.

Wer Kreativität, Kommunikationsfähigkeit, Stressresistenz und fundierte PC-Kenntnisse in seinem Portfolio hat, wird in diesem Beruf einen erfüllenden Karriereweg vor sich haben.

*) Bei Links zu Partner-Angeboten handelt es sich um Provisions-Links (Affiliate-Links). Erfolgt über einen solchen Link eine Bestellung, erhält Heise Medien eine Provision. Fürr den Käufer entstehen dadurch keine Mehrkosten.